Mailversand und Adressdatei
Organisationseinheiten der UZH, der ETH sowie anerkannte studentische Organisationen können den zentralen Mailversand für Informationen zum Studium oder Anlässen versenden nutzen. In der Regel wird ein Mail-Versand pro Semester bewilligt. Die E-Mail-Adressen bleiben jederzeit in Obhut der Zentralen Informatik.
Wenn die Verwendung der Daten unmittelbar mit der Aufrechterhaltung des Betriebes von Lehre, Forschung und Zentralen Diensten (s. REIM, §9, Ziff. 2) zusammenhängt, können Mitarbeitende der UZH auch Adressen für einen eigenen E-Mail- oder Postversand anfordern. Für andere Zwecke können keine Daten geliefert werden, ein durch die Abteilung Campuskultur ausgeführter Mailversand ist aber weiterhin möglich.
Antragsformular Mailversand und Adressdatei
Bitte beachten Sie insbesondere bei Umfragen die die Anforderungen betreffend Datenschutzrechtlichen Anforderungen beim elektronischen Massenversand (PDF, 79 KB)
Weitere Möglichkeiten für Publikationen: Marktplatz der UZH Alumni.
Zu beachten für den zentralen Mailversand
- Bitte das Mail so kurz wie möglich verfassen! (Detailinfos können zum Beispiel per Link auf einer Webseite publiziert werden).
- Der Mailtext muss mit Anrede und Signatur (vollständige Absenderadresse) versehen sein
- Gestaltung: ist möglich, s. html-Vorgaben im Tool
- Attachment muss zwingend im pdf-Format sein! Es ist lediglich 1 Attachment möglich. Im Mail wird ein Link verschickt, nicht das pdf.
- Links: URL-Links sind möglich, auch als Hyperlink.
- Sprache: Wir empfehlen den Mailtext in deutsch und englisch zu verfassen
- Reminder E-Mail: werden nicht verschickt
- Bearbeitungszeit: Datum frei wählbar, Mindestbearbeitungszeit ohne Rücksprache: 5 Arbeitstage
Zu beachten für den Bezug einer Adressdatei
- Wird bei Ihrem Versand oder der Datenbearbeitung ein externer Dritter beigezogen (z.B. Hosting, Inanspruchnahme von Cloud-Services), muss die Bearbeitung durch folgende Massnahmen abgesichert werden: Datenbearbeitung im Auftrag
- Versandobjekt: als Attachment oder WebLink dem Gesuch anfügen
(wichtig zur Inhaltsüberprüfung unsererseits) - Adressdatei nur zur einmaligen Verwendung! (Post- und/oder Mailadressen)
- Bearbeitungszeit: ohne Rücksprache 5 Tage
- in der Regel ein Bezug pro Semester
Gebühren
Keine Gebühren (Aufzählung nicht abschliessend)
- Versand von studiumsrelevanten Informationen durch Fakultäten, Institute, Zentrale Dienste
- Versand von studiumsbezogenen Informationen durch Fachvereinen
- Versand von Informationen von anerkannten studentischen Organisationen zu Vereinsaktivitäten mit universitärem Bezug (ein Mal pro Semester; Versand für Partys sind kostenplichtig)
- Ankündigung nicht-kommerzieller Veranstaltungen
Grundgebühr CHF 50.- plus CHF 0.05/Adresse sowie MwSt (Aufzählung nicht abschliessend)
- Versand durch anerkannte studentische Organisationen ohne Bezug zu universitären Vereinsaktivitäten (z.B. Partys, Veranstaltungen ausserhalb der UZH)
- Umfragen
- Suche von Testpersonen (direkter Bezug zur UZH notwendig, nur UZH-intern möglich)
- Ankündigung kommerzieller Veranstaltungen
Grundgebühr CHF 200.- plus CHF 0.05/Adresse sowie MwSt (Aufzählung nicht abschliessend)
- Versand durch externe Anbieter, sofern diese ein UZH-Patronat vorweisen können
- kostenpflichtige Kurse