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Bevor die Vorbereitungsphase eines Anlasses beginnt, muss dieser genau definiert und von verschiedenen Instanzen bewilligt werden.
Die Checkliste " Erste Schritte" (PDF, 220 KB)umfasst vier Bereiche:
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten.
Die Ideenkonzeption umfasst eine Anlassdefinition mit den wichtigsten Eckdaten und eine erste Bewilligungsanfrage hinsichtlich des Termins und möglicher Räumlichkeiten für den Event.
Damit die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Events reibungslos funktioniert, sollte ein Beratungsgespräch mit dem Eventmanagement geplant werden. Sie erhalten diverse Inputs zu verschiedensten Themenbereichen und eine Übersicht über die möglichen Unterstützungsangebote.
Bei einigen Kongressen ist eine Bewerbung einzureichen. Dafür muss eine «Bewerbungsmappe als Kongress-Standort Zürich» erstellt und eventuelle Besichtigungen geplant werden.
Sobald die Bewilligung zur Durchführung des Events erteilt wurde, soll in einem Feinkonzept das Grundgerüst definiert werden. Die Umsetzung der verschiedenen Aufgaben erfolgt in der Vorbereitungsphase. Folgendes gilt es im Feinkonzept zu definieren:
Teilnehmende
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Mobilität |
Barrierefreiheit |
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Besonderheiten |
Sprache, Alterskategorie, Kultur etc. |
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Anmeldung |
Freiwillig/obligatorisch, verschiedene Kategorien, Rabatte für bestimmte Teilnehmer, VIP-Anmeldungen etc. |
Rahmenprogramm / Zeitplan
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Begrüssung |
Durch bestimmte Person, an bestimmtem Ort (z.B. frühzeitiges Anfragen des Rektors/Rektorin für Begrüssungsrede) |
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Hauptprogramm |
Fachthema, Spezialthema, Redner/Referenten, Einbindung wissenschaftlicher Nachwuchs, Einbindung Sponsoren |
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Nebenprogramm |
Kulturprogramm z.B. Schwerpunkt Schweizer Tradition |
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Verabschiedung |
Durch bestimmte Person, an bestimmtem Ort |
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Besonderheiten |
Spezialprogrammpunkte |
Räumlichkeiten
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Veranstaltungsräume und Externe Räumlichkeiten
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Anzahl Räume, Grösse, Art, Einrichtung (Seminarraum, Hörsaal, Foyer etc.), Bestuhlung, Erreichbarkeit/Zugang (Rollstuhl), Ausstattung (Technisch, Sanitär etc.), Service (Sanitäranlagen, Behinderten-WC, Wickelraum), Sicherheit (Brandschutz, Fluchtweg/Rettungsgasse, Evac-Chair) |
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Extraräume UZH
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Lager, Tagungsbüro, Backoffice, Technikpool, Ausstellungsgalerie, Garderobe etc. |
Abwicklung & Personalplanung
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Interne Ressourcen |
Mitarbeitende, Studierende |
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Externe Ressourcen |
Externe Dienstleister |
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Zuständigkeiten |
Organigramm, klare Aufgabenzuweisung |
Finanzierung
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Mittelverwendbarkeit |
Budgetregeln, Verwendungsrichtlinien Drittmittelgeber, Sponsoring-Verträge, zweckgebundene Spenden |
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Kostenplanung |
Personal, Referenten, Räume/Technik, Unterlagen, Öffentlichkeitsarbeit, Catering, Rahmenprogramm, Kulturprogramm, Transfer, Steuern/Abgaben, Sonstiges |
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Einnahmeplanung |
Teilnehmer, Spenden, Sponsoring, Öffentliche Zuschüsse, Drittmittel, Sonstige |
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Gegenleistungspakete |
Finanzierung Gegenstände, kostenfreie Teilnahme, Unternehmenspräsentation, Namensgebung |
Marketing/Kommunikation
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Öffentlichkeitsarbeit |
Was braucht es? à Öffentliche Ausschreibung, Flyer, Webpage, App, Social Media, Pressemitteilungen |
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Kommunikation mit Teilnehmenden |
Wie? à Per Mail, per Brief, per Webpage/Internet |
Catering
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Anzahl + Art Verpflegungsangebot |
Frühstück, Snack, Mittagessen, Kaffee, Abendessen, Apero (riche), Dessert, Begrüssungsgetränk |
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Cateringvariante |
Gala Dinner, Flying Dinner, Buffet, Fingerfood/Apéro, Live Cooking, Food Truck |
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Besonderheiten |
Bedient/Selbstläufer |
Material & Unterlagen
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Kongressmaterial/-unterlagen |
Unterlagen von Referenten/zur Thematik |
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Informationsmaterial/-unterlagen |
Wegbeschreibungen, WiFi Info etc. |
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Werbematerial/-unterlagen |
UZH Artikel, Werbeartikel externer Veranstalter |
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Organisationsmaterial/-unterlagen |
Personalplan, Helfershirts etc. |
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Goodies |
Give-Aways für Teilnehmende, Spendemöglichkeit |
Transport
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Transport der Teilnehmenden |
Zug, Bus, Tram etc. |
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Warenanlieferung und -Abholung |
Anlieferplan, Parkplätze |
Unterkunft
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Hotelkontingent |
Key Speakers, Teilnehmende, Helfer |
Rechte & Pflichten
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Rechtliche Grundlagen |
Urheber-/Eigentumsrecht, Datenschutz/Persönlichkeitsrechte, Versicherung, Haftung, AGBs |
