Ablauf Eventvorbereitung

Um einen guten Überblick über die verschiedenen Schritte der Eventplanung zu erhalten, sehen Sie sich unser Video an.

Eventstrategie

Die Voraussetzung für wirkungsvolle Events ist, dass diese zur jeweiligen Strategie und der adressierten Zielgruppe passen und den Teilnehmenden Mehrwert liefern. Nicht immer ist ein Event die korrekte Massnahme, um die vordefinierten Ziele zu erreichen.

Eventkonzept 

Auf Basis der Eventstrategie können Sie im nächsten Schritt das Grobkonzept für Ihr Event erstellen. Im Grobkonzept werden relevante Eckdaten grundlegend definiert, um eine erste Einschätzung des Aufwandes sowie der Umsetzbarkeit des Events vornehmen zu können. Wenn das Konzept erstellt ist, kann die Raumplanung und Bewilligung in Angriff genommen werden. Sobald die Bewilligung zur Durchführung des Events erteilt wurde, wird in einem Feinkonzept das Grundgerüst definiert. In dieser Planungsphase kann es hilfreich sein, eine Beratung bei der Fachstelle Events zu vereinbaren. 

Wiederkehrende Veranstaltungsformate an der UZH

Verschiedene Veranstaltungsformate finden regelmässig an der UZH statt. In diesem Kontext wurden daher spezielle Prozesse (Zeitfenster, genehmigte Umsetzungsformen, etc.) etabliert, um Ihnen die Planung zu erleichtern.

In diesem Schritt werden die Aufgaben, welche vor dem Event erledigt werden sollen, aufgelistet.

• Organisatorisches
• Sicherheit und Brandschutz
• Finanzen
• Eventprogramm und -inhalt
• Teilnehmendenmanagement und Auftritt
• Kultur- und Rahmenprogramm
• Catering
• Dekoration
• Personal- und Helfer:innenorganisation 

1. Kurz vor dem Anlass:
   Wenige Tage vor Beginn des Anlasses müssen verschiedene Kleinigkeiten beachtet werden. Ein weitreichendes Briefing und klare Aufgabenverteilungen sind hierbei essentiell.

2. Während des Anlasses:
   Nicht nur die Gäste müssen während des Anlasses optimal betreut werden, sondern auch die Räumlichkeiten, sanitären Anlagen, Technik etc.
3. Direkt nach dem Anlass:
   Mit dem Abreisen der Teilnehmenden ist es nicht getan. Unmittelbar nach dem Eventabschluss sind diverse Nachbereitungsaufgaben zu erledigen.

• Follow-Up:
  Die Erstellung eines Tagungsbandes oder die Entlöhnung von Helfern sind typische Aufgaben, die in den Follow-Up fallen.
• Abschluss:
  Der Abschluss besteht hauptsächlich aus der Abrechnung des Events, jedoch sollte auch über die Zukunft von Kongresswebsite entschieden werden.