Erste Schritte

Bevor die Vorbereitungsphase eines Anlasses beginnt, muss dieser genau definiert und von verschiedenen Instanzen bewilligt werden.

Los geht's. Wie starte ich am besten? 

Die Checkliste " Erste Schritte" (PDF, 186 KB)umfasst vier Bereiche:

  • Ideenkonzeption & Bewilligung
  • Beratungsgespräch Eventmanagement
  • Bewerbung Kongress-Standort
  • Feinkonzept

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Ideenkonzeption und Bewilligung

Die Ideenkonzeption umfasst eine Anlassdefinition mit den wichtigsten Eckdaten und eine erste Bewillingungsanfrage hinsichtlich des Termins und möglicher Räumlichkeiten für den Event.

Bewilligung

Beratung Eventmanagement

Damit die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Events reibungslos funktioniert, sollte ein Beratungsgespräch mit dem Eventmanagement geplant werden. Sie erhalten diverse Inputs zu verschiedensten Themenbereichen und eine Übersicht über die möglichen Unterstützungsangebote.
 

Anfrage Beratungsgespräch

Bewerbung Kongress-Standort

Bei einigen Kongressen ist eine Bewerbung einzureichen. Dafür muss eine «Bewerbungsmappe als Kongress-Standort Zürich» erstellt und eventuelle Besichtigungen geplant werden.

Bewerbung Kongress-Standort

Feinkonzept

Sobald die Bewilligung zur Durchführung des Events erteilt wurde, soll in einem Feinkonzept das Grundgerüst definiert werden. Die Umsetzung der verschiedenen Aufgaben erfolgt in der Vorbereitungsphase. Folgendes gilt es im Feinkonzept zu definieren:

Teilnehmende

Mobilität

Barrierefreiheit

Besonderheiten

Sprache, Alterskategorie, Kultur etc.

Anmeldung

Freiwillig/obligatorisch, verschiedene Kategorien, Rabatte für bestimmte Teilnehmer, VIP-Anmeldungen etc.

Rahmenprogramm / Zeitplan

Begrüssung

Durch bestimmte Person, an bestimmtem Ort (z.B. frühzeitiges Anfragen des Rektors/Rektorin für Begrüssungsrede)

Hauptprogramm

Fachthema, Spezialthema, Redner/Referenten, Einbindung wissenschaftlicher Nachwuchs, Einbindung Sponsoren

Nebenprogramm

Kulturprogramm z.B. Schwerpunkt Schweizer Tradition

Verabschiedung

Durch bestimmte Person, an bestimmtem Ort

Besonderheiten

Spezialprogrammpunkte

Räumlichkeiten

Veranstaltungsräume und Externe Räumlichkeiten

 

Anzahl Räume, Grösse, Art, Einrichtung (Seminarraum, Hörsaal, Foyer etc.), Bestuhlung, Erreichbarkeit/Zugang (Rollstuhl), Ausstattung (Technisch, Sanitär etc.), Service (Sanitäranlagen, Behinderten-WC, Wickelraum), Sicherheit (Brandschutz, Fluchtweg/Rettungsgasse, Evac-Chair)

Extraräume UZH

 

Lager, Tagungsbüro, Backoffice, Technikpool, Ausstellungsgalerie, Garderobe etc.

Abwicklung & Personalplanung

Interne Ressourcen

Mitarbeitende, Studierende

Externe Ressourcen

Externe Dienstleister

Zuständigkeiten

Organigramm, klare Aufgabenzuweisung

Finanzierung

Mittelverwendbarkeit

Budgetregeln, Verwendungsrichtlinien Drittmittelgeber, Sponsoring-Verträge, zweckgebundene Spenden

Kostenplanung

Personal, Referenten, Räume/Technik, Unterlagen, Öffentlichkeitsarbeit, Catering, Rahmenprogramm, Kulturprogramm, Transfer, Steuern/Abgaben, Sonstiges

Einnahmeplanung

Teilnehmer, Spenden, Sponsoring, Öffentliche Zuschüsse, Drittmittel, Sonstige

Gegenleistungspakete

Finanzierung Gegenstände, kostenfreie Teilnahme, Unternehmenspräsentation, Namensgebung

Marketing/Kommunikation

Öffentlichkeitsarbeit

Was braucht es? à Öffentliche Ausschreibung, Flyer, Webpage, App, Social Media, Pressemitteilungen

Kommunikation mit Teilnehmenden

Wie? à Per Mail, per Brief, per Webpage/Internet

Catering

Anzahl + Art Verpflegungsangebot

Frühstück, Snack, Mittagessen, Kaffee, Abendessen, Apero (riche), Dessert, Begrüssungsgetränk

Cateringvariante

Gala Dinner, Flying Dinner, Buffet, Fingerfood/Apéro, Live Cooking, Food Truck

Besonderheiten

Bedient/Selbstläufer

Material & Unterlagen

Kongressmaterial/-unterlagen

Unterlagen von Referenten/zur Thematik

Informationsmaterial/-unterlagen

Wegbeschreibungen, WiFi Info etc.

Werbematerial/-unterlagen

UZH Artikel, Werbeartikel externer Veranstalter

Organisationsmaterial/-unterlagen

Personalplan, Helfershirts etc.

Goodies

Give-Aways für Teilnehmende, Spendemöglichkeit

Transport

Transport der Teilnehmenden

Zug, Bus, Tram etc.

Warenanlieferung und -Abholung

Anlieferplan, Parkplätze

Unterkunft

Hotelkontingent

Key Speakers, Teilnehmende, Helfer

Rechte & Pflichten

Rechtliche Grundlagen

Urheber-/Eigentumsrecht, Datenschutz/Persönlichkeitsrechte, Versicherung, Haftung, AGBs